Администратор

Поиск новых клиентов и партнеров, ведение переговоров, первоначальная подготовка документов. Обработка заказов, сбор информации. Организация работы в регионах.

Организация и контроль хозяйственной деятельностью в Банке, Снабжение, отправка почты, сдача отчетов в Гос.органы, проведение инструктажей по ОТ и ПБ, и Экологической безопасности. Проведение мероприятий по ПБ, Организация и контроль, строительства и ремонта помещений банка и дополнительных офисов, ведение договоров ГПХ по обслуживающему персоналу. Согласование, подписание счетов и составление договоров.

Создание отдела с нуля. Руководство и организация работы отдела, состоящего из 7 сотрудников. Разработка и внедрение программ регистрации документов. Разработка маршрутов движения документопотоков. Разработка и внедрение положения по делопроизводству и всех форм документов. Отличное знание секретарской работы, протоколирование совещаний и т.д. Организация и оформление командировок руководителей и сотрудников. Координация работы отдела АХО. Обеспечение руководителей всем необходимым для работы и быта. Организация корпоративных мероприятий и закрытых приемов. Организация участия в выездных конференциях. Распределение работы между сотрудниками канцелярии, контроль исполнения должностных инструкций и правил внутреннего трудового распорядка; Организация работы по своевременной обработке поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению; Организация контроля сроков исполнения документов и их правильным оформлением; Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение;
Разработка и внедрение положений об организации документооборота в Обществе, плановой номенклатуры дел и других нормативных документов, относящиеся к компетенции канцелярии; Принятие меры по обеспечению работников канцелярии необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда. Осуществление методического руководства делопроизводством в структурных подразделениях Общества, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовка справок о соблюдении сроков исполнения документов; Организация работы по сканированию, копированию, тиражированию документов. Участие в подготовке созываемых руководством совещаний и организация их технического обслуживания, оформление командировочных документов работников, прибывающих в командировку в Общество; Обеспечение соответствующего режима доступа к документам и использования информации, содержащейся в них; Участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники); Разработка и организация проведение мероприятий по улучшению деятельности канцелярии; Провидение работы по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну; Подготовка заключения договоров по сделкам, касающихся документооборота, согласование условий и сроков. Контроль выполнения контрагентами и Обществом договорных обязательств. Предоставление отчетной документацию в бухгалтерию по данным договорам; Организация изготовления, хранения и использования печатей Общества; Контроль качества оформления проектов организационно-распорядительных документов, представляемых на подпись руководству; Информирование руководства Общества об исполнительской дисциплине сотрудников Общества; Участие в работе по подбору и расстановке сотрудников канцелярии, повышению их квалификации;
Составление отчетной документации по расходованию денежных средств, выделенных на почтовые расходы, и предоставление ее в бухгалтерию; Составление отчетной документации по расходованию денежных средств, выделенных на служебные расходы по обеспечению Дирекции Общества продуктами питания при проведении встреч и совещаний и предоставление ее в бухгалтерию; Организация заграничных командировок руководства: получение виз, бронирование гостиниц, приобретение билетов и т.д. Организация участия Общества в различных конференциях, выставках. Участие в Аттестационной комиссии в роли заместителя председателя.